ToDo listy, przypominajki, motywatory... to wszystko nie działa. A co gdyby stworzyć "system"? EDD?

Książek o tym jak pracować efektywnie powstało setki, jeżeli nie tysiące. Opisują one zazwyczaj nowy "rewolucyjny" sposób, na to jak zorganizować sobie pracę, co robić by o niczym nie zapomnieć, jak delegować swoje obowiązki i jak w konsekwencji się realizować.

Jeżeli czytasz blog, który stara się czasem uchodzić za taki, który czegoś uczy, to prawdopodobnie zdarzyło Ci się przeczytać jakąś książkę na ten temat, albo chociaż kilka artykułów.

Dlaczego jest tak dużo pozycji w tym temacie? Ponieważ nikt do tej pory nie stworzył idealnego systemu, który pasowałby do wszystkich. Pomimo tego, że swego czasu stosowałem rozmaite techniki, to koniec końców, z żadną techniką nie potrafiłem zaprzyjaźnić się na stałe.

Można by zatem powiedzieć, "mam to gdzieś, po prostu staram się iść na przód", ale prawda jest taka, że podczas tej drogi każdy widzi, że jakiś sposób organizacji zadań zawsze coś tam daje. Zawsze jest dużo problemów z przestrzeganiem danej "metodyki", jednak kompletny chaos na pewno nie jest lepszy.

Dlaczego nie przestrzegamy znanych nam metodyk?

Powodów jest wiele, ja wypisałem parę prozaicznych, które mi uniemożliwiają realizowanie swoich celów:


Podobno najgorsze są zadania, które już przy samym pomyśleniu o nich, budzą w nas silną niechęć a nawet wstręt. Ludzie mają tendencję do przekładania w czasie takich rzeczy, co o ironio powoduje, że te zadania (które zwykle są i tak przeterminowane) stają się jeszcze bardziej trudne do zrobienia. Takim zadaniom zostały poświęcone nawet osobne książki (Takie jak "Zjedz tą żabę"), które twierdzą, że to właśnie od nich powinniśmy zaczynać pracę, gdyż potem to już jest z górki.

Dlaczego wiedza o tym u mnie nie działa?

Robienie najpierw rzeczy najważniejszych

Zgadzam się całkowicie z tym, że gdy zacznie się pracę od "zjedzenia paskudnej żaby", to późniejsze zadania są już wręcz drobnostkami. Pracując jednak nad własnym serwisem, gdzie godziny pracy nie zawsze były z góry ustalone (to chyba temat na osobny post), potrafiłem jednocześnie stosować tą zasadę a jednocześnie robić bardzo niewiele. Jak? Po prostu zanim faktycznie zacząłem pracę, to robiłem masę rzeczy, które tą pracą w moim mniemaniu pracą nie były. Niechęć przed zrobieniem tego najgorszego zadania była tak wielka, że wolałem już nic nie robić ("zbierając siły"), niż zabierać się do pracy. Dochodzimy tutaj do paradoksu, że przez to, że staramy się rozpocząć najbardziej efektywnie, to w końcu możemy nic nie zrobić przez długi czas. Czy nie lepiej byłoby w takim razie przez ten czas wziąć się za coś lekkiego, co przynajmniej moglibyśmy uznać jako zrobione?

Pracuj i odpoczywaj według planu

Są też techniki typu "Pomodoro". Twierdzą one, że człowiek powinien pracować w cyklach, w których kolejno X minut poświęca na pracę, by potem Y minut poświęcić na obowiązkową przerwę. Techniki te popularne w niektórych kręgach u mnie nigdy się nie sprawdzały. Gdy zaczynam się zastanawiać dlaczego, bardzo szybko przypomina mi się artykuł "Nie budź programisty", który stara się przede wszystkim dać do zrozumienia, że programiście nie powinno się przeszkadzać, gdyż delikatnie mówiąc, cholernie go to dekoncentruje. Jeżeli jesteśmy w trakcie rozwiązywania jakiegoś zawiłego problemu, nasze procesy myślowe działają jednocześnie na bardzo wielu poziomach. Jeżeli ktoś nas z takiego "snu" wybudzi, to po prostu zapomnimy w którym "miejscu" byliśmy przed chwilą i cały czas który poświęciliśmy na dojście do tego miejsca pójdzie na marne.



Wracając do Pomodoro... skoro tak trudno nam jest się skoncentrować, to dlaczego sami mamy ustawiać sobie jakieś budziki, które nas wybiją z całego procesu myślowego? Nonsens!

Wniosek: pomodoro nie nadaje się pracy twórczej i analitycznej, w której wykorzystujemy fakt, że "jesteśmy wkręceni".

Skup się na zadaniu

Innowacje i pomysłowość, to podobno najcenniejsze rzeczy w dzisiejszej czasach, klucz do sukcesu każdej firmy. Każdy szef chce by innowacje napędzały jego firmę oraz by pomysły sypały się z głowy każdego podwładnego jak króliki z rękawa zręcznego magika.

Problem w tym, że naprawdę dobre pomysły rodzą się raczej w chaosie, niż w dobrze zorganizowanym porządku. Dobry pomysł jest jak przyczyna wielkiego pożaru lasu. Gdy powstają odpowiednie warunki, ogień po prostu bierze się znikąd i zmienia wszystko w okół.

Czy znacie jakąś metodykę, która wspomagałaby innowacje i pomysłowość? Nie znam żadnej metody, czy książki, która by mówiła "codziennie przeznaczaj 30 minut na wymyślanie rzeczy jeszcze wcześniej nie wymyślonych". Chyba jedyną techniką powszechnie stosowaną w informatycznych firmach, która wspomaga innowacje są tzw. burze mózgów. Problem jest w tym, że nie każdy lubi brać udział w czymś takim. Takie spotkania też raczej są lepsze do wymyślania rozwiązań problemów których jesteśmy świadomi. Najlepsze pomysły, to takie które uświadamiają sobie problem i rozwiązanie dokładnie w tym samym czasie.

Czasami podczas pracy wpada nam jakiś pomysł, problem w tym, że często nie możemy rzucić wszystkiego co robimy, by skupić się na tym pomyśle, czy nawet go sprawdzić....

Jeżeli mielibyśmy konsekwentnie stosować się do jakiejś metodyki zorientowanej na efekty pracy, to ważniejsze będzie dla nas złapanie nudnego i pewnego wróbla, którego już prawie mamy w garści, niż gołębia (pomysł), który jest na dachu, ale którego złapanie może okazać się nieudane.

Płyń w nurcie

Programiści to leniwe bestie. Jeżeli się czegoś nauczą, to później bardzo często chcą to robić już tylko w ten sposób. Każdy z nas lubi rozwiązywać łatwe problemy, które jednocześnie "są trochę inne" niż te z którymi zmagaliśmy się wcześniej, a jednocześnie wystarczająco trudne, by praca nad tym wszystkim nie wydawała nam się trywialna. "Odpowiednio trudny następny problem" można bardzo łatwo powiązać z terminem "grywalizacji" oraz tzw. "flow zone", w którym bardzo przyjemnie jest wzrastać.

Będąc we "Flow Zone" tak naprawdę nie czujemy, że pracujemy a jednocześnie jesteśmy bardzo efektywni. Jeżeli programista jest w tej strefie, niczym dziwnym nie będzie, jeżeli po 12 godzinach "pracy" nagle przypomni sobie, że chyba nie był na przerwie obiadowej, a jego koledzy z pracy już dawno są już w domach.

Problem jest w tym, że nie każdy rodzaj zadania daje możliwość takiej pracy. Niektóre zadania są zbyt proste i monotonne, inne po prostu zbyt trudne. Dla różnych osób "flow zone" może być mniej lub bardziej strome. Wg mnie to menadżer powinien starać się przypisywać odpowiednio "strome" taski do odpowiednich osób, bowiem faktem jest to, że każdy z nas uwielbia zadania dostosowane do swoich predyspozycji.

Podsumowując, niektórych zadań nie wykonujemy, gdyż czujemy do nich po prostu ogromną niechęć i to nie pozwala nam zacząć. Wykonując zbyt proste czynności, czujemy się znudzeni, a to zmniejsza naszą efektywność. Innym razem jesteśmy strasznie podekscytowani nowym pomysłem, ale z jakichś przyczyn nie koniecznie poświęcamy uwagę na analizę tego pomysłu, póki jest świeży. Ostatecznie każdy z nas lubi poświęcać się zdaniom, które po prostu sprawiają mu przyjemność, gdyż są dla niego czymś jakby graniem.

Emotions Driven Development?

Podsumowując wcześniejszą część artykułu, można zauważyć, że wszystkie metodyki mające zwiększyć efektywność, skupiają się na rezultatach i poprawnym wykonaniu danej metodyki. Ludzie doskonale rozumieją na czym to wszystko polega, mimo wszystko to nie działa... bo mamy gorszy dzień czy tydzień. Wszystkie metody uczą nas, jak pracować wydajniej, gdy chcemy, bądź wiemy, że musimy pracować. Sukces efektywności polega natomiast na tym, by pracować nawet gdy nam się po prostu nie chce.

Czy to znaczy, że aby być efektywnym powinniśmy stać się bezdusznymi maszynkami bez emocji, by żaden dół czy zły humor nam nie przeszkadzał w pracy? Nie... tak się po prostu nie da. Emocje są w nas i wg mnie podczas pracy, zwłaszcza gdy mamy "dołek", powinniśmy to uwzględniać.

Postanowiłem wyróżnić 4 typy zadań, z którymi każdy z nas się spotyka, a które w dość silny sposób oddziaływają na nas.

Lewa strona (zadania monotonne i "okropne"), to takie, które wzbudzają w nas niechęć. Pomimo, że oba typy zadań generują negatywne emocje, to robią to w zupełnie inny sposób. Monotonia powoli zabija niechęć do pracy. Zadania "okropne" to takie, które wzbudzają w nas niechęć już na samą myśl o potrzebie ich zrobienia. Walka z zadaniami z tych grup, to jakby zupełnie inne dyscypliny sportowe. O zgrozo, sukces najczęściej kryje się właśnie za tymi dwiema grupami zadań.

Jest jeszcze lewa strona naszego kwadratu, bardziej pozytywna. Zadania impulsywne, to pochodna tych "genialnych pomysłów", które każdy z nas czasem ma. Ciekawe jest to, że z jednej strony, te zadania przeszkadzają wykonywać nam zadania z lewych grup, z drugiej strony, wykonanie takiego zadania, potrafi nam drastycznie poprawić humor, co nie pozostaje bez wpływu na dalszą pracę.

Zadania przyjemne, to te z naszej strefy komfortu. Potrafimy i lubimy je robić. Problem polega na tym, że bardzo często ich wartość jest znikoma, bądź malejąca względem czasu. Można nawet powiedzieć, że robienie tych zadań, to tak jakby nagroda.

Na pewno nie powinniśmy się zamykać na żadną z wyżej wymienionych grup zadań. W dłuższej perspektywie, ważne jest to, by sprawnie manewrować pomiędzy nimi... to jest jednak cholernie trudne, bowiem "obecność" w odpowiednich ćwiartkach jest uzależniona od tego jak się akurat czujemy. Jak to robić, jeszcze do końca nie wiem, ale coś czuje, że do tego tematu na pewno jeszcze wrócę... zwłaszcza do zadań wykonywanych impulsywnie :)